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Hire-to-Retire

Du recrutement au départ d’un employé

Les candidatures lues et résumées, les fiches des employés tenues à jour, l’accueil et le départ préparés sur votre instance dédiée. Les décisions sur les personnes, de l’entrevue au départ, reviennent à l’opérateur et aux gestionnaires de votre entreprise.

Ce que couvre le cycle de l’emploi dans une PME

Dans une PME, l’emploi passe chaque fois par les mêmes étapes : l’affichage d’un poste, la réception et le tri des candidatures, les entrevues, l’offre, l’accueil, le suivi pendant l’emploi (période d’essai, évaluations, changements à la paie) et le départ. Ce travail revient souvent à une seule personne, à la direction ou aux ressources humaines, qui le mène entre deux autres dossiers.

Une instance Belowdecks prend en charge la partie administrative de ces étapes. Elle lit les candidatures, tient les fiches à jour, prépare les sommaires, les listes et les brouillons, et rappelle les échéances avant qu’elles arrivent. Si votre système de paie ou votre logiciel de ressources humaines offre une API ou un serveur MCP, l’agent peut y lire des données et y préparer des modifications; ce branchement se fait à la mise en place.

Les étapes ci-dessous suivent un exemple fictif. Mathieu, aux ressources humaines, est l’opérateur. Il reçoit les questions des agents, valide leur travail et décide de ce qui part. Amélie, soudeuse, pose sa candidature et tient le rôle du client final, la personne de l’extérieur qui écrit à l’entreprise.

Qui fait quoi

L’arrivée d’Amélie, du contrat signé à sa première journée

Quand le contrat d’Amélie est signé, le logiciel de paie de l’entreprise envoie un webhook à l’instance, et l’agent d’intégration prépare son arrivée. Dans le cas courant, l’agent fait ce travail du début à la fin, et Mathieu reçoit un avis quand tout est prêt. Il intervient seulement quand il manque un renseignement au contrat, comme la date d’entrée.

Aucune intervention de l’opérateur dans le cas courant

  1. Étape 1 sur 5 : Le logiciel de paie signale le contrat signé. Qui agit : Logiciel de paie, Système externe
  2. Étape 2 sur 5 : L’agent prépare la liste d’accueil et le programme. Qui agit : Agents
    • Exception. Seulement si la date d’entrée manque : question à Mathieu. Qui agit : Mathieu, ressources humaines, Opérateur
  3. Étape 3 sur 5 : Courriel d’accueil et demande d’équipement envoyés. Qui agit : Agents
  4. Étape 4 sur 5 : Amélie pose ses questions dans l’espace d’équipe. Qui agit : Amélie, soudeuse, Nouvelle employée
  5. Étape 5 sur 5 : L’assistant répond avec le guide de l’employé. Qui agit : Agents
Amélie, Mathieu et l’usine sont fictifs. Le courriel d’accueil et la demande d’équipement partent par des fonctions réglées avec vous à l’installation. L’entreprise a choisi de les laisser partir sans confirmation, et chaque exécution laisse un journal et un verdict.

  • Logiciel de paie, Système externe

    Hors du symbole,Envoie un événement

    Quand un contrat est signé, le logiciel de paie et de ressources humaines de l’entreprise envoie un webhook à l’instance, s’il sait le faire. Sans ce branchement, une fiche ajoutée à la collection Employés lance le même travail.

    • Contrat signé : Amélie, soudeuse
    • Ou une fiche ajoutée à Employés

  • Agents

    Sous la ligne,Travaille

    L’agent d’intégration ajoute la fiche, crée la liste d’accueil et le programme de la première semaine, puis appelle les fonctions d’envoi. L’assistant de l’espace d’équipe répond aux questions d’Amélie à partir du guide de l’employé, une compétence du projet.

    • Agent d’intégration
    • Assistant de l’espace d’équipe

  • Amélie, soudeuse, Nouvelle employée

    Hors du symbole,Écrit et confirme sa propre demande

    Amélie tient ici la place du client final. Elle reçoit le courriel d’accueil et le programme de sa première semaine, puis pose ses questions dans l’espace d’équipe.

    • Reçoit le courriel d’accueil
    • À quelle heure est la pause-repas?

  • Mathieu, ressources humaines, Opérateur

    Au-dessus de la ligne,Décide

    Mathieu pilote l’instance pour les ressources humaines. Dans le cas courant, il reçoit un avis quand l’arrivée est prête. S’il manque au contrat la date d’entrée ou le poste, l’agent lui pose la question par courriel et attend sa réponse.

    • Reçoit un avis
    • Répond depuis un courriel, au besoin

  • Équipe Belowdecks

    En coulisses,Installe et surveille

    Nous branchons le webhook du logiciel de paie, écrivons avec vous les fonctions d’envoi et enregistrons le guide de l’employé comme compétence. Nous surveillons ensuite les exécutions, sans décider à la place de votre entreprise.

    • Branche le webhook
    • Écrit les fonctions avec vous
    • Surveille

Démonstration

L’arrivée d’Amélie, étape par étape, dans le cas courant et quand la date d’entrée manque

Chaque étape indique qui agit et où : le logiciel de paie qui lance l’agent, l’agent d’intégration sur votre instance, Amélie dans l’espace d’équipe et, dans l’exception, Mathieu dans son courriel. Le bouton de chaque étape fait passer l’exemple à la suivante.

Qui agit dans cet exemple

  • Client final Hors du symbole : écrit et confirme sa propre demande
  • Opérateur Au-dessus de la ligne : décide
  • Agents Sous la ligne : travaille
  • Équipe Belowdecks En coulisses : installe et surveille

Le contrat d’Amélie est signé, et son arrivée se prépare sans attendre de réponse

Le logiciel de paie lance l’agent d’intégration par un webhook. L’agent prépare l’arrivée, des fonctions font les envois, et Mathieu reçoit un avis. Le premier lundi, Amélie pose ses questions dans l’espace d’équipe.

Belowdecks · Cas courant

Exemple

Instance Belowdecks

Amélie, soudeuse, Client final Client final
Amélie, soudeuse, Client final

Amélie écrit ici, sur le site web de l’entreprise.

Sous la ligne

Agents Agents En cours

  1. Mardi 20 octobre, 14 h 06 Amélie signe son contrat dans le logiciel de paie. Le logiciel envoie un webhook signé à l’instance, qui lance l’agent d’intégration.

Étape 1 sur 9 Mardi 20 octobre, 14 h 06

Personnes et entreprise fictives. Le webhook du logiciel de paie et les fonctions d’envoi sont réglés avec vous à l’installation, et l’entreprise a choisi de laisser partir le courriel d’accueil sans confirmation. Sans webhook, une fiche ajoutée à Employés lance le même agent.

Huit étapes

De la candidature au départ, étape par étape

Pour chaque étape : ce qui la lance, qui agit (Amélie, l’un des agents, Mathieu ou une fonction) et ce qui est enregistré. Quand Mathieu intervient, il décide ou répond, et l’agent attend sa réponse.

Légende

Client final
Une personne de l’extérieur : client, fournisseur ou candidat
Opérateur
Une personne de votre équipe confirme, répond ou décide
Agent
Un agent IA de votre instance fait le travail
Fonction
Du code fixe, sans coût de modèle

  1. Étape 1 sur 8 : Amélie pose sa candidature

    Déclencheur : Courriel reçu à l’adresse des candidatures

    Qui agit : Client final

    Amélie envoie son CV à l’adresse réservée aux candidatures. Le fichier est enregistré sur votre serveur, et l’agent du recrutement l’ouvre pour noter le poste visé, les coordonnées, la disponibilité et l’expérience décrite. Il prépare un accusé de réception, que Mathieu envoie.

    Enregistré ou livré : Fiche ajoutée à la collection Candidatures

  2. Étape 2 sur 8 : Sommaire des candidatures par poste

    Déclencheur : Chaque matin

    Qui agit : Agent

    Pour chaque poste ouvert, l’agent du recrutement reprend les exigences écrites par le gestionnaire et résume ce que chaque nouvelle candidature en dit, exigence par exigence, avec ce qui manque. Ses consignes lui demandent de laisser de côté les renseignements sans lien avec le poste, comme l’âge ou la situation familiale, et de n’attribuer aucune note.

    Enregistré ou livré : Sommaire visible dans l’espace d’équipe

  3. Étape 3 sur 8 : Mathieu choisit qui rencontrer

    Déclencheur : Espace d’équipe et boîte des questions

    Qui agit : Opérateur

    Mathieu lit les sommaires avec le contremaître, puis indique à l’agent les personnes à rencontrer, dont Amélie. L’agent prépare les convocations, que Mathieu envoie, et un guide d’entrevue tiré des exigences du poste. Devant un cas douteux, comme deux candidatures au même nom et à la même adresse courriel, il pose sa question à Mathieu et attend sa réponse.

    Enregistré ou livré : Convocations prêtes pour Mathieu

  4. Étape 4 sur 8 : Décision d’embauche

    Déclencheur : Conversation dans l’espace d’équipe

    Qui agit : Opérateur

    Après les entrevues, Mathieu écrit à l’agent la décision prise avec le contremaître : Amélie est retenue, avec son poste, sa date d’entrée et les conditions convenues. L’agent prépare la lettre d’offre à partir de votre modèle, et Mathieu la relit puis l’envoie à Amélie, qui signe ensuite son contrat dans le logiciel de paie.

    Enregistré ou livré : Lettre d’offre prête pour Mathieu

  5. Étape 5 sur 8 : Préparation de l’arrivée

    Déclencheur : Contrat signé dans le logiciel de paie

    Qui agit : Agent

    Un webhook du logiciel de paie signale le contrat signé d’Amélie et lance l’agent d’intégration; sans ce branchement, l’ajout de sa fiche à Employés le lance aussi. L’agent ajoute ou complète sa fiche, crée la liste d’accueil et le programme de sa première semaine, puis des fonctions envoient le courriel d’accueil et la demande d’équipement. Si la date d’entrée manque, il la demande à Mathieu.

    Enregistré ou livré : Liste d’accueil dans la collection Arrivées et départs

  6. Étape 6 sur 8 : Échéances pendant l’emploi

    Déclencheur : Chaque lundi

    Qui agit : Fonction

    Une fonction relit les dates de la collection Employés : fin de période d’essai, évaluation annuelle, fin d’un contrat à durée déterminée. Elle réveille l’agent seulement si une échéance tombe dans les deux semaines, et le contrôle hebdomadaire ne consomme donc aucun jeton. L’agent prépare alors le formulaire ou le rappel et prévient Mathieu.

    Enregistré ou livré : Rappel envoyé à Mathieu

  7. Étape 7 sur 8 : Changement de poste ou de salaire

    Déclencheur : Changement annoncé par un gestionnaire

    Qui agit : Opérateur

    Quand un gestionnaire annonce un changement de poste ou de salaire dans l’espace d’équipe, une carte de confirmation part à Mathieu avant la mise à jour de la fiche, comme la collection Employés le prévoit. L’agent prépare la modification pour la paie, que votre responsable de la paie saisit, ou qui passe par l’API de votre système de paie si ce branchement existe.

    Enregistré ou livré : Modification prête pour la paie

  8. Étape 8 sur 8 : Départ d’un employé

    Déclencheur : Départ annoncé

    Qui agit : Opérateur

    Quand un départ est annoncé dans l’espace d’équipe, Mathieu confirme la date sur une carte avant la mise à jour de la fiche. L’agent prépare la liste de départ : accès à fermer, équipement à récupérer, éléments que la paie doit traiter (dernière paie, vacances accumulées, relevé d’emploi) et questions pour l’entrevue de départ.

    Enregistré ou livré : Liste de départ dans Arrivées et départs

Exemple fictif : deux postes de soudeur dans une usine de la Beauce

Un fabricant de portes et fenêtres de 70 personnes affiche deux postes de soudeur. Pendant trois semaines, les candidatures arrivent à l’adresse courriel réservée aux emplois, dont celle d’Amélie.

Chaque matin, Mathieu et le contremaître trouvent dans l’espace d’équipe le sommaire des nouvelles candidatures, exigence par exigence : certification en soudure, expérience de l’aluminium, disponibilité pour le quart de soir. Ils choisissent les personnes à rencontrer, et Mathieu envoie les accusés de réception et les convocations préparés par l’agent.

Quand Amélie signe son contrat, le logiciel de paie prévient l’instance, et l’agent d’intégration prépare son arrivée : la liste d’accueil, le programme de sa première semaine, le courriel d’accueil et la demande d’équipement de protection au magasin de l’usine. Le premier lundi, Amélie demande dans l’espace d’équipe l’heure de la pause-repas, et l’assistant lui répond à partir du guide de l’employé. Trois mois plus tard, la fonction du lundi rappelle à Mathieu la fin de sa période d’essai.

Ce qui est enregistré

Les fiches tenues par l’instance et ce que voit votre équipe

Chaque collection a ses champs, sa durée de conservation et ses groupes de membres autorisés.

Candidatures

Une fiche par candidature : poste visé, date de réception, coordonnées, sommaire, statut et lien vers le CV enregistré sur votre serveur. La collection peut avoir une durée de conservation, après laquelle ses fiches sont effacées.

Employés

Date d’entrée, poste, gestionnaire, fin de la période d’essai, date d’évaluation et statut. Une fiche créée ou modifiée depuis une conversation passe par une carte de confirmation.

Arrivées et départs

Les tâches de chaque arrivée et de chaque départ, avec leur personne responsable, leur échéance et leur état.

Boîte des questions

Les questions posées par les agents, avec leurs choix de réponse. L’opérateur et les membres du groupe autorisé y répondent depuis l’espace d’équipe ou depuis le lien reçu par courriel.

Accès par groupe de membres

Dans l’espace d’équipe, chaque groupe reçoit ses droits un à un : lire ou modifier les fiches d’une collection donnée, lancer un agent précis, répondre aux questions des agents. Les administrateurs de l’instance ont tous ces droits dans chaque projet.

Verdicts et rapport mensuel

Chaque exécution laisse un journal de ses étapes, et l’agent la termine par un verdict : Livré, Partiel ou Bloqué. Le 1er du mois, un courriel fait le compte des exécutions, des verdicts et des questions traitées.

Qui décide quoi dans ce cycle

Embaucher, refuser une candidature, fixer un salaire ou mettre fin à un emploi sont des décisions prises par des personnes de votre entreprise, comme Mathieu et le contremaître dans l’exemple. L’agent prépare des sommaires, des listes et des brouillons. Mathieu relit et envoie lui-même les messages qui portent une décision, comme une convocation ou une lettre d’offre. Le courriel d’accueil, tiré d’un modèle approuvé, part par une fonction parce que l’entreprise l’a réglé ainsi.

Amélie et les autres candidats sont informés qu’un outil d’IA aide à traiter leur candidature. Une phrase le dit dans l’offre d’emploi et dans l’accusé de réception, et précise qu’une personne prend les décisions.

Les CV et les dossiers d’employés contiennent des renseignements personnels protégés par la Loi 25. Ils restent sur votre instance dédiée, et seuls les groupes de membres que vous autorisez y ont accès dans l’espace d’équipe. Le texte que l’agent lit est transmis au fournisseur du modèle d’IA, à l’extérieur du Québec, pour être traité. La Loi 25 demande d’évaluer une telle communication avant de commencer, et le diagnostic décrit ce dont votre évaluation a besoin.

Questions sur le cycle de l’emploi

Où sont conservés les CV et les dossiers des employés?

Sur votre instance dédiée : les fichiers reçus restent sur votre serveur, et les fiches dans les collections de votre projet. Une sauvegarde est faite chaque nuit sur le même serveur, et chaque sauvegarde garde une copie des données jusqu’à sa rotation.

Le texte que l’agent lit, un CV par exemple, est transmis au fournisseur du modèle d’IA pour être traité, par le compte de votre entreprise. Les courriels de notification, envoyés aux personnes inscrites dans vos règles, peuvent reprendre le texte d’une question ou d’un sommaire. L’équipe Belowdecks peut accéder à l’instance pour l’entretenir, dans le cadre de votre entente.

L’agent peut-il se brancher à notre système de paie ou à notre logiciel de ressources humaines?

Oui, si ce logiciel offre une API ou un serveur MCP. Le branchement se fait à la mise en place, avec un accès que vous créez pour l’instance et qui est gardé chiffré dans son coffre. L’agent peut alors lire les données utiles et préparer des modifications, et celles qui touchent la paie sont réglées pour attendre une confirmation.

Sans API, l’instance travaille avec des fichiers : un export joint dans une conversation de l’espace d’équipe, ou une modification préparée que votre responsable de la paie saisit dans le logiciel.

Que fait l’agent quand une candidature ou une fiche n’est pas claire?

Il pose une question à l’opérateur et met son travail en attente. La question peut proposer des choix de réponse, par exemple pour savoir s’il faut réunir deux candidatures envoyées par la même personne. L’opérateur reçoit un courriel, répond depuis le lien ou depuis l’espace d’équipe, et l’agent reprend avec tout son contexte.

Combien de temps faut-il pour mettre ce cycle en place?

Cela dépend du nombre de postes que vous affichez, des logiciels déjà en place et des étapes retenues. Le diagnostic sert à répondre à cette question pour votre entreprise, puis l’équipe Belowdecks fait la mise en place avec vous et surveille l’instance. Le cycle peut commencer par une seule étape, la réception des candidatures par exemple, puis s’étendre à l’accueil et aux échéances une fois la première étape rodée.

Commencer par une étape de votre cycle d’emploi

Le diagnostic part de vos outils et de vos volumes, et propose l’étape par laquelle commencer.

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