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Order-to-Cash

De la commande à l’encaissement

Des agents IA saisissent les commandes reçues par courriel ou par votre boutique en ligne, vérifient les prix, préparent les livraisons et les factures, puis suivent les comptes clients et l’après-vente. L’opérateur de votre équipe tranche les écarts et approuve ce qui part chez le client final.

Ce que couvre le cycle des commandes

Le cycle commence à la réception de la commande d’un client existant. Il se termine quand la facture est payée et que les demandes d’après-vente sont réglées. Il comprend la saisie de la commande, la vérification des prix et du crédit, la confirmation au client, la préparation de la livraison, la facturation, le suivi des comptes clients et le service après-vente : retours, pièces manquantes, questions sur une livraison.

Dans l’exemple fictif qui suit, un distributeur de produits d’emballage de 15 personnes à Laval reçoit ses commandes par courriel, avec un bon de commande en PDF, et par sa boutique en ligne. Chantal, acheteuse dans une boulangerie industrielle, tient le rôle du client final. Elle commande des boîtes et des sacs chaque semaine. Martin, à l’administration des ventes, est l’opérateur. Il reçoit les questions des agents, valide leur travail et décide de ce qui part. Les deux sections suivantes montrent une commande passée sur la boutique en ligne et traitée sans intervention quand tout est en stock. Le déroulé étape par étape suit ensuite une commande envoyée par courriel, de sa réception jusqu’à une demande de retour.

Qui fait quoi

Une commande passée sur la boutique en ligne

La boutique envoie la commande à l’instance, puis les agents et les fonctions la traitent jusqu’à la confirmation envoyée à Chantal. Quand tout est en stock, la commande va jusqu’au bout sans intervention de l’équipe. Martin, l’opérateur, reçoit une question seulement si un produit manque.

Aucune intervention de l’opérateur dans le cas courant

  1. Étape 1 sur 5 : La boutique envoie la commande par webhook. Qui agit : Boutique en ligne, Système externe
  2. Étape 2 sur 5 : L’agent vérifie le stock et enregistre la commande. Qui agit : Agents
    • Exception. Seulement si un produit manque : question à Martin. Qui agit : Martin, administration des ventes, Opérateur
  3. Étape 3 sur 5 : Des fonctions produisent la facture et la confirmation. Qui agit : Agents
  4. Étape 4 sur 5 : Chantal demande où est son colis. Qui agit : Chantal, acheteuse en boulangerie, Client final
  5. Étape 5 sur 5 : L’agent de l’après-vente répond depuis la fiche. Qui agit : Agents
Chantal, Martin et le distributeur sont fictifs. La confirmation part par une fonction d’envoi mise en place à l’installation, sans relecture, parce que l’entreprise l’a réglée ainsi pour ce message courant. Chaque exécution garde son journal et son verdict.

  • Chantal, acheteuse en boulangerie, Client final

    Hors du symbole,Écrit et confirme sa propre demande

    Chantal achète les boîtes et les sacs d’une boulangerie industrielle. Elle commande sur la boutique en ligne du distributeur, reçoit la confirmation par courriel, puis demande à l’assistant du site où en est sa livraison.

    • Commande passée en ligne
    • Où est mon colis?

  • Boutique en ligne, Système externe

    Hors du symbole,Envoie un événement

    La boutique en ligne du distributeur envoie chaque nouvelle commande à l’instance par un webhook. L’appel porte une signature calculée avec une clé partagée entre la boutique et l’instance, et l’instance refuse un appel dont la signature ne correspond pas.

    • Webhook signé
    • Lignes de la commande

  • Agents

    Sous la ligne,Travaille

    L’agent des commandes vérifie le stock, enregistre la commande et appelle les fonctions de facture, de bordereau et d’envoi, qui s’exécutent sans jetons de modèle. L’agent de l’après-vente répond aux clients sur le site à partir des fiches de commande.

    • Agent des commandes
    • Agent de l’après-vente

  • Martin, administration des ventes, Opérateur

    Au-dessus de la ligne,Décide

    Quand un produit manque, l’agent des commandes envoie une question à Martin par courriel, avec trois choix. Martin répond depuis ce courriel, sans se connecter à l’instance.

    • Proposer un délai
    • Scinder la commande
    • Annuler la ligne

  • Équipe Belowdecks

    En coulisses,Installe et surveille

    Nous relions la boutique à l’instance par le webhook signé, écrivons avec vous les fonctions de facture, de bordereau et d’envoi, puis surveillons les exécutions. Nous ne décidons jamais à la place de votre entreprise.

    • Relie la boutique
    • Écrit les fonctions avec vous
    • Surveille

Démonstration

La commande 10482, quand tout est en stock et quand un produit manque

Deux exemples à faire avancer une étape à la fois. Dans le premier, la commande va de la boutique à la confirmation sans intervention humaine. Dans le second, l’agent des commandes s’arrête pour poser une question à Martin, qui répond depuis son courriel.

Qui agit dans cet exemple

  • Client final Hors du symbole : écrit et confirme sa propre demande
  • Opérateur Au-dessus de la ligne : décide
  • Agents Sous la ligne : travaille
  • Équipe Belowdecks En coulisses : installe et surveille

Tout est en stock, et la commande va de la boutique à Chantal sans intervention

Chantal commande des boîtes et des sacs sur la boutique en ligne. L’agent des commandes et les fonctions traitent la commande, puis l’agent de l’après-vente répond à sa question sur le site.

Belowdecks · Cas courant

Exemple

Site web de l’entreprise

Chantal, acheteuse en boulangerie, Client final Client final
Chantal, acheteuse en boulangerie, Client final

Chantal écrit ici, sur le site web de l’entreprise.

Sous la ligne

Agents Agents En cours

  1. Mardi, 10 h 42 Chantal valide sa commande 10482 sur la boutique en ligne. La boutique l’envoie à l’instance par un webhook signé, ce qui lance l’agent des commandes.

Étape 1 sur 8 Mardi, 10 h 42 Site web de l’entreprise

Les personnes et l’entreprise sont fictives. Les courriels à Chantal partent par une fonction d’envoi réglée à l’installation, sans relecture, parce que l’entreprise l’a choisi pour ces messages courants. Chaque exécution garde son journal et son verdict.

Étape par étape

Une commande, de la boîte de réception au paiement

Pour chaque étape : ce qui la déclenche, qui agit (Chantal, l’un des agents, Martin ou une fonction) et ce qui est enregistré.

Légende

Client final
Une personne de l’extérieur : client, fournisseur ou candidat
Opérateur
Une personne de votre équipe confirme, répond ou décide
Agent
Un agent IA de votre instance fait le travail
Fonction
Du code fixe, sans coût de modèle

  1. Étape 1 sur 8 : Chantal envoie sa commande

    Déclencheur : Courriel reçu ou webhook de la boutique en ligne

    Qui agit : Client final

    Chantal envoie sa commande par courriel, avec son bon de commande en PDF. Le courriel met l’agent des commandes au travail. Il ouvre le bon joint, relève les produits, les quantités et la date voulue, puis crée la fiche dans la collection Commandes. Les commandes passées sur la boutique en ligne arrivent par webhook signé, déjà structurées, comme dans l’exemple plus haut.

    Enregistré ou livré : Fiche ajoutée à la collection Commandes

  2. Étape 2 sur 8 : Vérification des prix et du crédit

    Déclencheur : Nouvelle commande

    Qui agit : Fonction

    Une fonction compare chaque ligne aux prix convenus avec la boulangerie et vérifie sa limite de crédit, à partir des données tenues dans une collection ou lues dans votre logiciel par son API. Ce contrôle est du code, sans coût de jetons, et donne le même résultat chaque fois.

    Enregistré ou livré : Écarts notés sur la fiche

  3. Étape 3 sur 8 : Martin tranche les écarts

    Déclencheur : Question de l’agent

    Qui agit : Opérateur

    Quand un prix ne correspond pas ou que la limite de crédit est dépassée, l’agent des commandes pose la question à Martin, avec les choix possibles. Martin répond depuis le courriel reçu, sans se connecter, ou dans l’instance, et l’agent reprend la commande. Une commande sans écart passe directement à l’étape suivante.

    Enregistré ou livré : Décision inscrite sur la fiche

  4. Étape 4 sur 8 : Confirmation à Chantal

    Déclencheur : Commande validée

    Qui agit : Agent

    Pour une commande reçue par courriel, l’agent des commandes rédige la confirmation, avec le récapitulatif des produits et des quantités, dans la langue de Chantal, et Martin la relit avant de l’envoyer. Pour une commande passée en ligne, la confirmation part par la fonction d’envoi réglée à l’installation, sans relecture, comme l’entreprise l’a choisi pour ce message courant.

    Enregistré ou livré : Confirmation envoyée à Chantal

  5. Étape 5 sur 8 : Préparation des livraisons

    Déclencheur : Chaque matin à 7 h

    Qui agit : Agent

    L’agent des livraisons regroupe les commandes à expédier dans la journée, et une fonction produit les bons de préparation et de livraison. Les quantités disponibles sont lues dans la collection Stock, ou dans votre logiciel de gestion des stocks s’il est relié par son API ou un serveur MCP. Une rupture devient une question à Martin avant l’expédition.

    Enregistré ou livré : Bons de livraison dans les fichiers du projet

  6. Étape 6 sur 8 : Martin approuve les factures

    Déclencheur : Chaque soir

    Qui agit : Opérateur

    L’agent de facturation réunit les factures des commandes livrées dans la journée, dont celles produites par la fonction pour les commandes en ligne, et pose une seule question à Martin : les créer toutes, ou en retenir certaines. Après sa réponse, l’agent peut les créer en brouillon dans votre logiciel comptable, relié par son API ou un serveur MCP, et Martin les émet depuis ce logiciel.

    Enregistré ou livré : Factures en brouillon dans votre logiciel comptable

  7. Étape 7 sur 8 : Suivi des comptes clients

    Déclencheur : Chaque lundi

    Qui agit : Agent

    L’agent des comptes clients passe en revue les factures échues dans votre logiciel comptable et rédige pour chacune un rappel adapté au retard et à l’historique du client. Martin choisit les rappels à envoyer, et un compte en retard important lui est signalé par courriel.

    Enregistré ou livré : Liste des retards et brouillons de rappel

  8. Étape 8 sur 8 : Chantal signale une caisse abîmée

    Déclencheur : Courriel au service à la clientèle

    Qui agit : Client final

    Chantal écrit au service à la clientèle qu’une caisse de boîtes est arrivée abîmée. L’agent de l’après-vente lit son message, le classe, le résume, le rattache à la commande d’origine et rédige un brouillon de réponse dans sa langue. Une urgence est signalée aussitôt à Martin, qui répond à Chantal depuis sa messagerie.

    Enregistré ou livré : Demande liée à la commande, brouillon prêt

Ce que vous voyez

Le suivi de chaque commande, au même endroit

Votre équipe consulte les fiches dans son espace, selon les droits de son groupe.

Une fiche par commande

Les lignes, les écarts, les décisions, la facture et les demandes d’après-vente sont réunis sur la fiche de la commande, dans la collection Commandes.

La boîte des questions

Les écarts de prix ou de crédit et les ruptures de stock attendent l’opérateur au même endroit, avec leurs choix de réponse. Il répond depuis l’instance ou depuis le courriel reçu, sans se connecter.

Le travail répétitif passe en fonctions

Un agent peut enregistrer en fonctions les étapes répétables d’une exécution réussie, comme la lecture des bons de commande d’un client qui garde le même modèle. Elles s’exécutent sans coût de jetons. Si l’une refait toute la mission, elle passe en premier et l’agent prend le relais en cas d’échec.

Verdicts et rapport mensuel

Chaque exécution garde son journal, et l’agent la termine par un verdict : Livré, Partiel ou Bloqué. Le 1er du mois, un courriel donne pour chaque agent le nombre d’exécutions, leurs verdicts et leur coût.

Qui décide quoi dans le cycle des commandes

Chantal, qui tient le rôle du client final, écrit par ses canaux habituels : le courriel et votre boutique en ligne. Les prix, les rabais, les crédits, les remboursements et la suite à donner à une rupture de stock sont décidés par Martin, l’opérateur. Les agents saisissent les commandes, vérifient les prix et le stock et rédigent les messages. Dans ce cycle tel qu’il est réglé ici, deux réponses parviennent à Chantal sans relecture : la confirmation d’une commande passée en ligne, envoyée par la fonction réglée à l’installation, et la réponse de l’assistant du site sur sa livraison, tirée de la fiche de la commande. Les autres messages attendent l’accord de Martin, et les factures sont créées en brouillon pour qu’il les émette.

Une demande de retour est résumée et rattachée à sa commande. Martin accepte ou refuse le retour, et le remboursement se fait dans vos outils habituels. La boutique en ligne se relie à l’instance par un webhook signé. Le stock peut être tenu dans une collection ou lu dans votre logiciel de gestion, et la création des factures dans votre logiciel comptable demande un lien par son API ou un serveur MCP, mis en place avec l’équipe Belowdecks.

Questions fréquentes sur les commandes et l’encaissement

Nos clients commandent par courriel, chacun avec son propre bon de commande. Est-ce un problème?

Les agents lisent des bons de commande de formats différents : un PDF joint, un tableur, une liste dans le corps du message. Le déclencheur de courriel enregistre les pièces jointes sur votre instance, et l’agent les ouvre avec ses outils. Quand une ligne est illisible ou ambiguë, ses consignes lui demandent de poser la question à l’opérateur.

Faut-il changer de logiciel comptable ou de système de gestion?

Vous gardez vos logiciels. Votre logiciel comptable ou votre système de gestion se relie par son API ou par un serveur MCP, configuré pendant la mise en place, et votre boutique en ligne peut envoyer chaque commande par webhook signé. Les agents y lisent les prix, les stocks et les factures ouvertes. Sans ces liens, les commandes et les factures restent dans les collections de votre instance, et votre équipe reporte le résultat dans son logiciel.

Où sont conservées les données de nos clients et de nos commandes?

Dans les collections de votre instance dédiée, un serveur réservé à votre entreprise. Pour lire une commande ou rédiger une réponse, les agents en transmettent le texte au fournisseur du modèle d’IA, Anthropic, au moyen de votre propre compte. Les avis et les résumés destinés à votre équipe partent par courriel, et les rapports d’erreurs techniques parviennent à l’équipe Belowdecks. Rien ne passe d’une instance Belowdecks à une autre.

Combien de temps faut-il pour mettre ce cycle en place?

Cela dépend du nombre de canaux de commande, des logiciels à relier et des étapes confiées aux agents. Le diagnostic répond à cette question pour votre entreprise, puis l’équipe Belowdecks fait la mise en place avec vous et surveille l’instance. Un cycle peut démarrer avec une seule étape, par exemple le tri des courriels d’après-vente, qui demande seulement l’accès à la boîte concernée, puis s’étendre à la saisie des commandes et à la facturation.

Examinons vos commandes et vos comptes clients

Le diagnostic repère les étapes de ce cycle qui conviennent à des agents et celle par laquelle commencer.

Demander un diagnosticVoir les cinq cycles