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Procure-to-Pay

Du besoin d’achat au paiement fournisseur

Des agents IA préparent les demandes d’achat et les bons de commande, puis comparent chaque facture fournisseur à la commande et à la réception. L’opérateur, une personne de votre équipe, approuve les dépenses au-dessus du montant que vous fixez, choisit les fournisseurs et fait les paiements.

Ce que couvre le cycle d’achat

Le cycle commence quand quelqu’un dans l’entreprise a besoin d’acheter. Il se termine quand le fournisseur est payé. Il comprend la demande d’achat et son approbation, la comparaison des fournisseurs, le bon de commande, le suivi de la livraison, la réception, le rapprochement de la facture avec la commande et la réception, puis la préparation des paiements.

Dans les exemples fictifs qui suivent, un atelier d’usinage de 40 personnes en Beauce achète de l’acier, de l’outillage, des fournitures et des services de traitement de surface auprès de fournisseurs réguliers. Nadia, aux achats, est l’opératrice. Elle reçoit les questions des agents, valide leur travail et décide de ce qui part. Les fournisseurs tiennent le rôle du client final, la personne de l’extérieur qui écrit à l’entreprise : Sophie pour les gants de travail, Luc pour l’acier.

Le premier exemple suit une commande de gants de travail déclenchée quand le stock descend sous son seuil. Dans le cas courant, elle va de l’alerte de stock à la facture prête à payer sans que Nadia intervienne. Le déroulé étape par étape porte ensuite sur un achat de plaques d’acier plus important, de la demande d’un contremaître jusqu’au paiement du fournisseur. Nadia y approuve la demande, choisit le fournisseur et tranche les écarts.

Qui fait quoi

Une commande de gants, du stock bas à la facture prête à payer, sans que Nadia intervienne dans le cas courant

Quand le stock de gants passe sous son seuil, le logiciel de gestion des stocks prévient l’instance par un webhook signé. L’agent des achats prépare le bon de commande au prix du fournisseur habituel et, sous le montant fixé par l’entreprise, une fonction l’envoie. Nadia, l’opératrice, reçoit une question seulement si le bon dépasse ce montant ou si la facture ne concorde pas.

Aucune intervention de l’opérateur dans le cas courant

  1. Étape 1 sur 5 : Le logiciel signale 18 boîtes, sous le seuil de 20. Qui agit : Logiciel de gestion des stocks, Système externe
  2. Étape 2 sur 5 : L’agent prépare le bon au prix du fournisseur habituel. Qui agit : Agents
    • Exception. Seulement au-dessus du montant fixé : question à Nadia. Qui agit : Nadia, achats, Opératrice
  3. Étape 3 sur 5 : Une fonction envoie le bon de commande à Sophie. Qui agit : Agents
  4. Étape 4 sur 5 : Sophie livre et envoie sa facture par courriel. Qui agit : Sophie, chez le fournisseur, Client final
  5. Étape 5 sur 5 : Une fonction vérifie la facture et l’inscrit à payer. Qui agit : Agents
Nadia, Sophie et l’atelier sont fictifs. Le bon part par une fonction d’envoi mise en place avec vous à l’installation, sans confirmation parce que l’entreprise l’a réglé ainsi pour les petits montants, et aucun agent ne fait de paiement.

  • Logiciel de gestion des stocks, Système externe

    Hors du symbole,Envoie un événement

    Le logiciel où l’atelier tient ses stocks envoie un webhook signé à l’instance quand un article passe sous son seuil. Sans ce signal, un horaire peut lancer l’agent chaque matin pour vérifier les niveaux de stock.

    • Gants de travail : 18 boîtes, seuil de 20

  • Agents

    Sous la ligne,Travaille

    L’agent des achats lit la collection Articles, prépare le bon de commande, puis lit la facture du fournisseur. Deux fonctions, du code fixe réglé à l’installation, envoient le bon et comparent la facture à la commande, sans coût de jetons. Chaque exécution laisse un journal et un verdict.

    • Agent des achats
    • Fonctions d’envoi et de rapprochement

  • Sophie, chez le fournisseur, Client final

    Hors du symbole,Écrit et confirme sa propre demande

    Sophie travaille chez le fournisseur habituel des gants. Elle reçoit le bon de commande par courriel, livre, puis envoie sa facture comme d’habitude à l’adresse des factures de l’atelier.

    • Reçoit le bon de commande par courriel
    • Envoie sa facture par courriel

  • Nadia, achats, Opératrice

    Au-dessus de la ligne,Décide

    Nadia est sollicitée seulement pour les exceptions : un bon qui dépasse le montant fixé ou une facture qui ne concorde pas. Elle répond à la question de l’agent depuis le courriel reçu, sans se connecter. Chaque jeudi, elle relit la liste des paiements et fait elle-même les paiements.

    • Répond depuis un courriel
    • Approuve un bon au-dessus du montant fixé

Démonstration

La commande de gants jouée étape par étape, dans le cas courant puis avec une exception

Le cas courant va de l’alerte de stock au dernier verdict sans que Nadia intervienne. Dans l’exception, la même commande dépasse le montant fixé, et l’agent s’arrête pour poser sa question à Nadia par courriel. Le bouton de chaque étape fait passer l’exemple à la suivante.

Qui agit dans cet exemple

  • Client final Hors du symbole : écrit et confirme sa propre demande
  • Opérateur Au-dessus de la ligne : décide
  • Agents Sous la ligne : travaille
  • Équipe Belowdecks En coulisses : installe et surveille

Le stock de gants baisse, puis le bon part chez Sophie et sa facture est inscrite à payer

Cycle Procure-to-Pay à l’atelier. L’agent des achats fait deux exécutions, l’une sur l’alerte de stock, l’autre sur la facture. Aucune étape n’attend Nadia, parce que l’entreprise a réglé ainsi les commandes courantes.

Belowdecks · Cas courant

Exemple

Courriel

Sophie, chez le fournisseur, Client final Client final
Sophie, chez le fournisseur, Client final

Sophie écrit ici, par courriel.

Sous la ligne

Agents Agents En cours

  1. Mardi, 10 h 42 Le logiciel de gestion des stocks envoie un webhook signé : les gants de travail sont passés à 18 boîtes, sous leur seuil de 20, et l’agent des achats démarre

Étape 1 sur 8 Mardi, 10 h 42

Personnes et entreprise fictives. Les bons de commande partent par une fonction d’envoi mise en place avec vous à l’installation, et le webhook suppose un logiciel de gestion des stocks capable de l’envoyer. Chaque exécution laisse un journal et un verdict.

Étape par étape

Un achat d’acier, de la demande au paiement

Pour chaque étape : ce qui la déclenche, qui agit (Nadia, l’un des agents, Luc ou une fonction) et ce qui est enregistré.

Légende

Client final
Une personne de l’extérieur : client, fournisseur ou candidat
Opérateur
Une personne de votre équipe confirme, répond ou décide
Agent
Un agent IA de votre instance fait le travail
Fonction
Du code fixe, sans coût de modèle

  1. Étape 1 sur 8 : Nadia approuve la demande d’achat

    Déclencheur : Conversation dans l’espace d’équipe

    Qui agit : Opérateur

    Un contremaître écrit dans l’espace d’équipe qu’il lui faut 40 plaques d’acier pour la semaine prochaine. L’agent de l’espace d’équipe lui demande ce qui manque (épaisseur, usage, date voulue) et présente la demande sur une carte. La collection Achats est réglée pour que la carte parte à Nadia par courriel. Elle relit la quantité et la date, puis approuve depuis le courriel, sans se connecter.

    Enregistré ou livré : Demande ajoutée à la collection Achats

  2. Étape 2 sur 8 : Comparaison et bon de commande

    Déclencheur : Nouvelle demande dans la collection

    Qui agit : Agent

    La nouvelle demande met l’agent des achats au travail. Il consulte les prix et les délais des derniers achats dans la collection, ainsi que les soumissions reçues des fournisseurs, puis prépare un comparatif et un bon de commande en brouillon. Comme le montant dépasse celui que l’entreprise a fixé pour les achats courants, le bon attend la réponse de Nadia.

    Enregistré ou livré : Comparatif et bon de commande en brouillon

  3. Étape 3 sur 8 : Nadia choisit le fournisseur

    Déclencheur : Question de l’agent

    Qui agit : Opérateur

    L’agent des achats pose sa question à Nadia avec deux options : l’entreprise de Luc, au prix de la dernière commande, ou un autre fournisseur qui livre deux jours plus tôt. Nadia répond depuis le courriel reçu ou dans l’instance. L’agent termine le bon de commande et l’envoie à Luc par la fonction d’envoi.

    Enregistré ou livré : Bon de commande envoyé à Luc

  4. Étape 4 sur 8 : Luc confirme la livraison

    Déclencheur : Courriel de Luc

    Qui agit : Client final

    Luc répond par courriel avec la date de livraison. Le courriel met l’agent des achats au travail. Il lit la réponse, retrouve la fiche et y inscrit la date prévue. Un avis de retard envoyé plus tard par Luc met la date à jour de la même façon.

    Enregistré ou livré : Date de livraison sur la fiche

  5. Étape 5 sur 8 : Réception des marchandises

    Déclencheur : Photo du bordereau

    Qui agit : Opérateur

    À l’arrivée de l’acier, le magasinier joint la photo du bordereau de livraison dans une conversation de l’espace d’équipe. L’agent relève les quantités reçues et les présente sur une carte, qui part à Nadia comme la demande d’achat. Nadia la confirme, et un écart avec le bon de commande est noté sur la fiche.

    Enregistré ou livré : Réception inscrite sur la fiche

  6. Étape 6 sur 8 : Rapprochement de la facture

    Déclencheur : Courriel reçu : facture fournisseur

    Qui agit : Fonction

    Luc envoie la facture par courriel. L’agent des achats l’ouvre et en relève les lignes, puis une fonction la compare, ligne par ligne, au bon de commande et à la réception : quantités, prix unitaires, taxes. Ce contrôle est du code, sans coût de jetons. Une facture conforme est inscrite comme prête à payer.

    Enregistré ou livré : Facture conforme, prête à payer

  7. Étape 7 sur 8 : Nadia tranche l’écart

    Déclencheur : Question de l’agent

    Qui agit : Opérateur

    La facture de Luc indique 48 plaques, le bon de commande en prévoyait 40. L’agent pose la question à Nadia avec trois choix : enregistrer 40 plaques et signaler l’écart, mettre la facture en attente ou enregistrer 48 plaques. Il applique sa réponse et rédige le courriel à Luc, que Nadia relit et envoie.

    Enregistré ou livré : Écart réglé, courriel à Luc envoyé par Nadia

  8. Étape 8 sur 8 : Préparation des paiements

    Déclencheur : Chaque jeudi

    Qui agit : Agent

    L’agent des achats dresse la liste des factures prêtes à payer qui arrivent à échéance, avec les escomptes pour paiement rapide prévus aux conditions des fournisseurs. Nadia relit la liste et fait les paiements dans votre logiciel comptable ou votre banque en ligne.

    Enregistré ou livré : Liste des paiements de la semaine

Ce que vous voyez

Chaque achat, de la demande à la facture

Les fiches se consultent dans l’espace d’équipe, et chaque groupe de membres y reçoit ses propres droits.

Une fiche par achat

La demande, l’approbation, le bon de commande, la réception et la facture sont réunis sur la même fiche de la collection Achats.

Des droits par groupe

Chaque groupe de membres reçoit ses droits dans le projet : converser avec les agents, lire ou modifier les fiches, répondre aux questions des agents.

La boîte des questions

Les écarts de quantité ou de prix attendent l’opérateur au même endroit, avec leurs choix de réponse. Il répond depuis l’instance ou depuis le courriel reçu, sans se connecter.

Verdicts et rapport mensuel

Chaque exécution garde son journal, et l’agent la termine par un verdict : Livré, Partiel ou Bloqué. Le 1er du mois, un courriel donne pour chaque agent le nombre d’exécutions, leurs verdicts et leur coût.

Qui décide quoi dans le cycle d’achat

L’approbation d’une dépense, le choix d’un fournisseur et le paiement reviennent à Nadia, l’opératrice. Les agents préparent les comparatifs, les bons de commande, les rapprochements et la liste des paiements. Dans ce cycle tel qu’il est réglé ici, le bon d’un article courant, chez le fournisseur habituel et sous le montant fixé par l’entreprise, part sans attendre Nadia, par une fonction d’envoi mise en place à l’installation. Au-dessus de ce montant, l’agent lui pose la question et attend sa réponse. Nadia fait elle-même les paiements dans son logiciel comptable ou sa banque, et aucun agent n’a accès aux paiements.

Luc et Sophie, qui tiennent le rôle du client final, écrivent comme d’habitude par courriel. Quand une facture ne correspond pas à la commande, l’agent pose la question à Nadia et attend sa réponse avant de l’enregistrer. La lecture des stocks, des fournisseurs et des bons de commande dans votre logiciel demande un lien avec ce logiciel, par son API ou un serveur MCP, que l’équipe Belowdecks met en place avec vous. Sans logiciel capable d’envoyer le webhook de stock bas, un horaire peut lancer l’agent chaque matin.

Questions fréquentes sur les achats et les factures fournisseurs

Où sont conservées nos données d’achat et nos prix?

Dans les collections de votre instance dédiée, un serveur réservé à votre entreprise. Pour lire une facture ou préparer un comparatif, les agents en transmettent le contenu au fournisseur du modèle d’IA, Anthropic, au moyen de votre propre compte. Les avis destinés à votre équipe partent par courriel, et les rapports d’erreurs techniques parviennent à l’équipe Belowdecks. Rien ne passe d’une instance Belowdecks à une autre.

Faut-il changer de logiciel comptable?

Vous gardez vos logiciels. Votre logiciel comptable ou votre système de gestion des achats se relie par son API ou par un serveur MCP, configuré pendant la mise en place, et les agents y lisent les fournisseurs, les prix et les bons de commande. Sans ce lien, les fiches restent dans les collections de votre instance, et votre équipe reporte les factures approuvées dans son logiciel.

Que fait l’agent d’une facture illisible ou d’un cas imprévu?

Les pièces jointes des courriels sont enregistrées sur votre instance, et l’agent ouvre chaque facture avec ses outils pour en relever les lignes. Quand une facture est illisible, ou qu’un cas sort de ses consignes (un fournisseur inconnu, un article absent du bon de commande, des frais de transport imprévus), il pose sa question à l’opérateur. Celui-ci répond depuis l’instance ou depuis le courriel reçu, et l’agent reprend là où il en était.

Combien de temps faut-il pour mettre ce cycle en place?

Cela dépend du nombre de fournisseurs, des formats de leurs factures et des logiciels à relier. Le diagnostic répond à cette question pour votre entreprise, puis l’équipe Belowdecks fait la mise en place avec vous et surveille l’instance. Un cycle peut démarrer avec une seule étape, par exemple le rapprochement des factures reçues par courriel avec les bons de commande, puis s’étendre aux demandes d’achat et aux paiements.

Examinons vos achats et vos factures fournisseurs

Le diagnostic repère les étapes de ce cycle qui conviennent à des agents et celle par laquelle commencer.

Demander un diagnosticVoir les cinq cycles