Les questions qu’on nous pose avant de commencer

Belowdecks est un système d’exploitation agentique : des agents IA font avancer les processus de votre entreprise sur votre propre serveur, de la prospection au service après-vente. Chaque agent reçoit une mission précise, des outils et un plafond de coût. Il se met au travail quand un événement arrive : un courriel, un formulaire rempli sur votre site, un fichier déposé, une heure prévue ou un webhook envoyé par l’un de vos logiciels.

Les gestes qui engagent votre entreprise sont réglés pour attendre l’accord de votre opérateur, sur une carte de confirmation ou par une approbation. Chaque exécution se termine par un résumé, son coût et un verdict : Livré, Partiel ou Bloqué.

Quatre acteurs interviennent, et ce site les nomme toujours de la même façon.

Le client final est une personne hors de votre entreprise : un visiteur de votre site, un client, un fournisseur ou un candidat. Il vous écrit par vos canaux habituels, comme votre site, le courriel ou un formulaire. Dans une conversation, il peut confirmer la carte qui résume sa propre demande, si l’assistant de votre site est réglé ainsi, et sa part s’arrête là.

L’opérateur est la personne de votre entreprise qui pilote Belowdecks. Il reçoit les questions des agents, valide leur travail et décide de ce qui part. Il le fait dans son propre espace : un courriel avec des liens signés, l’administration de l’instance ou l’espace d’équipe. Plusieurs personnes de votre équipe peuvent tenir ce rôle.

Les agents sont des agents IA autonomes qui travaillent sur votre instance dédiée. Ils démarrent sur un événement, préparent, comparent, rédigent et enregistrent, s’arrêtent pour poser une question à l’opérateur, puis terminent par un verdict.

L’équipe Belowdecks installe votre instance et règle avec vous les agents, les fonctions et les connexions, puis surveille le tout. Elle travaille en coulisse et ne décide jamais à votre place.

Un exemple avec des personnes fictives : Marc, gestionnaire d’immeubles chez Immeubles Rive-Sud, écrit sur le site d’Entretien Boréal. L’agent de l’accueil lui pose une question, puis Marc confirme le résumé de sa demande. L’agent des soumissions prépare la soumission à partir de la liste de prix et des soumissions passées. Julie, opératrice aux ventes chez Entretien Boréal, la reçoit dans son espace, l’approuve, relit le courriel qui l’accompagne et décide de l’envoyer. L’envoi passe par une fonction ou une connexion de courriel réglée avec vous à l’installation.

Avant le démarrage, nous installons votre instance dédiée, y activons le confinement des agents et vérifions qu’il tient. Nous réglons ensuite avec vous les agents, les fonctions, les collections et les connexions à vos logiciels, et chaque agent passe une répétition générale sur vos données avant d’être activé.

Une fois l’instance en marche, nous la surveillons. Les rapports d’erreurs nous parviennent automatiquement, nous appliquons les mises à jour et nous vérifions le bilan de santé de l’instance, qui signale par exemple une sauvegarde trop ancienne. Nous traitons aussi les constats tirés des exécutions, comme un échec qui se répète ou un délai dépassé, et nous suivons la boîte des questions pour repérer celles qui attendent. Pendant le premier mois, une rencontre de trente minutes par semaine passe ces points en revue avec votre opérateur.

Les décisions restent à votre opérateur : répondre aux questions des agents, confirmer les cartes et choisir ce qui part. Un changement qui touche votre processus se décide avec vous.

Un assistant de conversation répond quand on lui écrit, et la suite reste entre vos mains : vous copiez sa réponse, vous l’envoyez et vous mettez vos fichiers à jour. Les agents de Belowdecks démarrent sur un événement, sans que personne ouvre une conversation, et exécutent les étapes d’un processus avec des outils : ils lisent un document, le comparent à une collection, préparent un brouillon ou mettent une fiche à jour.

Quand une information leur manque, ils posent leur question à votre opérateur et attendent sa réponse. Votre opérateur peut aussi les diriger en conversation, en langage courant, et un agent peut répondre à vos clients sur votre site.

Un outil d’automatisation enchaîne des étapes fixes que vous dessinez à l’avance, ce qui convient aux tâches entièrement prévisibles. Un agent Belowdecks lit du texte libre, classe une demande, compare deux documents et pose une question quand un cas sort de l’ordinaire.

Belowdecks garde aussi du code pour ce qui est prévisible. Les fonctions sont des étapes nommées, testées sur des exemples avant votre approbation, qui s’exécutent sans modèle, donc sans jetons. Après une réussite, un agent peut enregistrer sa mission sous forme de fonctions, et les exécutions suivantes passent par elles; si une fonction échoue, l’agent reprend la main.

Nous les présentons en cinq cycles : du premier contact à l’encaissement, de la commande à l’encaissement, du besoin d’achat au paiement fournisseur, du recrutement au départ d’un employé, et de la saisie comptable aux états financiers. Le service après-vente, les demandes internes et les relances fournisseurs s’y prêtent aussi.

On commence par un cycle, souvent avec un seul déclencheur et un ou deux agents, puis on l’étend. Le diagnostic sert à choisir ce premier cycle et à fixer ce qui reste entre les mains de votre opérateur.

Ce qui engage votre entreprise, comme enregistrer une commande, modifier une fiche client ou écrire dans votre logiciel comptable, est réglé à la mise en place pour attendre votre opérateur : une carte de confirmation dans une conversation, ou une approbation avant le départ de l’agent. Quand la carte appelle une fonction ou lance un agent, elle présente un formulaire prérempli que l’opérateur peut corriger avant de confirmer. Quand un client final écrit sur votre site, il peut confirmer le résumé de sa propre demande si l’assistant est réglé ainsi; toute autre carte qu’il soulève va à votre opérateur, par un lien signé envoyé par courriel. Dans les cycles que nous mettons en place, les décisions qui touchent des personnes, comme une embauche ou un congédiement, reviennent à une personne de votre entreprise.

D’autres limites tiennent au logiciel. Une fois le confinement activé et vérifié à la mise en place, un agent ne voit que son dossier de travail. Il peut déposer un secret sans jamais le relire. Chaque exécution a un plafond de coût, et un interrupteur général empêche toute nouvelle exécution de démarrer.

Il s’arrête et pose sa question à votre opérateur dans la boîte des questions, souvent avec des choix de réponse. L’opérateur répond dans l’instance, depuis un courriel sans se connecter, ou par l’API, et l’agent reprend son exécution avec sa réponse.

Un avis peut aussi partir par courriel vers l’opérateur, ou par webhook vers l’un de vos outils, quand une question attend, quand une exécution échoue ou quand une approbation est nécessaire.

Vos données sont stockées sur votre instance dédiée : un serveur, une base de données et des comptes réservés à votre entreprise. Aucune donnée ne passe d’un client à l’autre.

Quatre flux sortent de l’instance : le texte qu’un agent envoie au fournisseur de son moteur d’IA (Anthropic, sur votre propre compte); les avis et rapports par courriel, envoyés par un service d’envoi; les rapports d’erreurs techniques, qui parviennent à l’équipe Belowdecks par un service de suivi des erreurs; et ce que vous choisissez d’envoyer aux services que vous branchez. La page Sécurité donne le détail de chaque protection.

Oui. Nous livrons et entretenons votre instance, et notre équipe y a accès pour la maintenir et répondre à vos demandes de soutien. Cet accès est encadré par l’entente que vous signez avec nous. Les réponses aux agents et les confirmations restent à votre opérateur.

Anthropic facture les jetons directement à votre propre compte, ouvert à votre nom, avec un plafond de dépenses que vous fixez. Il vous faut donc un compte Anthropic, et nous ne revendons pas de jetons. Belowdecks sait aussi faire travailler les moteurs Codex (OpenAI) et pi, et notre offre s’appuie sur votre compte Anthropic.

Dans Belowdecks, chaque agent a un plafond de coût par exécution. Avant d’activer un agent planifié, vous voyez une prévision de son coût mensuel, et le rapport mensuel montre le coût de chaque agent. Les fonctions accomplissent certaines tâches sans modèle, donc sans jetons.

Vous gardez vos logiciels. Belowdecks se branche sur ce que vous utilisez déjà : votre boîte de courriel, votre site web (une balise à coller), des horaires, des flux RSS, un dossier où vos outils déposent des fichiers, et vos autres logiciels s’ils savent envoyer un webhook ou recevoir des appels d’API.

Belowdecks n’a pas de connecteur tout fait pour chaque logiciel, donc nous regardons avec vous, au diagnostic, comment relier les vôtres : par leur API ou par un serveur MCP qui ouvre leurs fonctions à vos agents.

Cela dépend du cycle choisi et de vos logiciels, et nous l’établissons avec vous au diagnostic, un atelier de deux heures. Après la mise en place, chaque agent passe sa répétition générale sur vos données, puis vient un mois de rodage avec une rencontre de suivi de trente minutes par semaine.

Les agents travaillent dans la langue que vous leur indiquez, et votre opérateur peut leur écrire en français ou en anglais. L’assistant de votre site répond à vos clients dans leur langue si ses consignes le prévoient, et un brouillon de réponse peut suivre la langue de l’expéditeur.

Le message d’accueil de cet assistant et son avis de confidentialité peuvent être rédigés en français.

Oui. Vous pouvez exporter à tout moment vos projets (agents, compétences, fonctions, déclencheurs et collections). Le contenu de vos collections s’y ajoute si vous le demandez, jusqu’à un plafond par collection, et l’export indique s’il a été tronqué. Un export ne contient jamais la valeur de vos secrets. Votre compte Anthropic est ouvert à votre nom, et vous le gardez après votre départ.

Belowdecks vous permet de dire précisément où se trouvent vos données et qui y a accès : elles sont stockées sur une instance réservée à votre entreprise, l’accès de l’équipe Belowdecks est encadré par votre entente, et l’assistant sur votre site affiche l’avis de confidentialité que vous rédigez. La session d’un client final sur votre site ne voit que sa propre conversation et expire après 12 heures.

Le fournisseur du moteur d’IA peut traiter hors du Québec le texte que lui envoient vos agents. La conformité à la Loi 25 reste la responsabilité de votre entreprise, et nous en parlons dès le diagnostic.