Processus
Cinq cycles d’affaires, du premier contact aux états financiers
Chaque cycle regroupe des étapes que votre entreprise fait déjà. Vos clients finaux, vos fournisseurs et vos candidats vous écrivent comme d’habitude, les agents de votre instance prennent une partie du travail, et l’opérateur confirme ce qui engage l’entreprise.
Les cycles
Ce que les agents font dans chaque cycle
Ouvrez un cycle pour voir ses étapes une à une : ce qui les déclenche, ce que fait l’agent, où l’opérateur confirme ou répond et ce qui est enregistré.
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Lead-to-Cash
Du premier contact à l’encaissement
Le client final écrit à l’assistant de votre site, remplit un formulaire ou envoie un courriel. Les agents qualifient sa demande, préparent la soumission et suivent la facture jusqu’au paiement, et l’opérateur décide de ce qui part.
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Order-to-Cash
De la commande à l’encaissement
Le client final commande par courriel ou par votre boutique en ligne, reliée par webhook. Les agents préparent la confirmation, suivent la livraison et la facture, puis traitent les demandes du service après-vente.
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Procure-to-Pay
Du besoin d’achat au paiement fournisseur
Le fournisseur envoie sa facture par courriel. Les agents préparent les bons de commande et comparent chaque facture à sa commande; un écart devient une question pour l’opérateur avant le paiement.
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Hire-to-Retire
Du recrutement au départ d’un employé
Le candidat postule par courriel. Les agents préparent les affichages, résument les candidatures et organisent l’accueil et les départs, et l’opérateur, ici le gestionnaire qui embauche, prend chaque décision.
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Record-to-Report
De la saisie comptable aux états financiers
Les agents classent les pièces, préparent les écritures à partir de vos documents et de vos relevés bancaires, et tiennent la liste de fin de mois. L’opérateur, ici votre comptable, valide chaque écriture.
Plusieurs cycles dans une même instance
Une instance peut faire tourner plusieurs cycles à la fois. Quand deux cycles travaillent dans le même projet, ils partagent sa mémoire et ses collections : la commande enregistrée par l’agent des ventes est lue par l’agent qui prépare la facture, sans nouvelle saisie.
La boîte des questions réunit les questions de tous les agents, quel que soit le cycle, et l’opérateur y répond au même endroit. Une règle d’avis qui vise un agent précis peut aussi envoyer les questions de son cycle à la personne qui en est responsable, comme celle des achats pour Procure-to-Pay. Le rapport mensuel fait le bilan du mois, avec les exécutions, les verdicts et le coût de chaque agent, et le nombre de questions traitées.
Un cycle commence petit, avec un agent, un déclencheur et un opérateur désigné, par exemple chaque facture reçue dans une boîte de courriel. L’équipe Belowdecks règle ce premier agent avec vous. Une fois l’agent rodé, on ajoute l’étape suivante du même cycle, puis un deuxième cycle si le premier donne les résultats attendus.
Autres processus
D’autres processus qui peuvent suivre le même modèle
Ces exemples sont des possibilités. Le diagnostic vérifie ce qui convient à vos outils et à vos volumes.
Les demandes du service après-vente
Un agent peut lire, classer et résumer le courriel d’un client final, puis préparer un brouillon de réponse que l’opérateur relit et envoie. Les urgences peuvent lui être signalées tout de suite.
Les demandes internes
Un membre de votre équipe fait une demande de matériel ou d’accès dans l’espace d’équipe ou par courriel. Un agent peut la compléter, l’enregistrer dans une collection et la transmettre à la personne qui décide.
Les relances aux fournisseurs
Chaque matin, un agent peut repérer les commandes dont la date de livraison est passée et préparer pour l’opérateur une relance à chaque fournisseur concerné.
Les rapports périodiques
Chaque lundi ou le 1er du mois, un agent peut rassembler les données de vos collections et rédiger le rapport pour la personne qui doit le lire.
La veille de votre secteur
Un agent peut lire les flux RSS que vous choisissez au fil des publications, juger chaque article selon vos sujets et envoyer un résumé à votre équipe chaque lundi.
Le classement de documents
Un document déposé dans un dossier surveillé peut être lu, renommé selon vos règles et rangé, et ses informations enregistrées dans une collection.
Premier pas
Choisissons le cycle par lequel commencer
Le diagnostic part de votre travail réel : les demandes, les commandes et les factures que votre équipe traite chaque semaine. Vous recevez ensuite un plan écrit.