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Lead-to-Cash

Du premier contact à l’encaissement

Des agents IA enregistrent les demandes reçues par votre site et par courriel, préparent la soumission et suivent la facture jusqu’au paiement. Le client final confirme sa propre demande, et l’opérateur, la personne de votre équipe qui pilote l’instance, approuve ce qui engage l’entreprise.

Ce que couvre le cycle de vente

Le cycle commence quand une personne s’intéresse à vos services, par l’assistant de votre site, par courriel ou par un formulaire. Il se termine quand la facture est payée. Entre les deux viennent la qualification de la demande, la soumission, les relances, l’accord du client final, la facture et le suivi du paiement. Il convient surtout aux entreprises qui vendent sur soumission, dans les services, la construction ou la fabrication sur mesure.

Les exemples qui suivent se passent chez Fenêtres Clairval, une entreprise fictive de portes et fenêtres de 25 personnes en Montérégie, qui reçoit ses demandes par son site et par courriel. Sophie, aux ventes, est l’opératrice. Elle reçoit les questions des agents, valide leur travail et décide de ce qui part. Le premier exemple suit une demande envoyée un soir par le formulaire du site, que les agents traitent sans elle dans le cas courant. Le second suit Daniel, entrepreneur en rénovation, de sa demande de soumission pour les fenêtres d’un triplex jusqu’au dépôt reçu.

Qui fait quoi

Une demande envoyée un soir par le formulaire de votre site

Nadia remplit le formulaire de contact de Fenêtres Clairval un mardi à 21 h 47. Le formulaire lance l’agent des demandes, qui qualifie la demande et l’enregistre. À 21 h 48, Nadia reçoit un courriel avec un lien pour réserver un appel. Sophie, l’opératrice, intervient seulement quand une demande dépasse le seuil fixé par l’entreprise ou sort de son territoire.

Aucune intervention de l’opérateur dans le cas courant

  1. Étape 1 sur 5 : Nadia remplit le formulaire à 21 h 47. Qui agit : Nadia, propriétaire à Saint-Bruno, Cliente finale
  2. Étape 2 sur 5 : Le formulaire lance l’agent par un webhook signé. Qui agit : Formulaire de votre site, Système externe
  3. Étape 3 sur 5 : L’agent qualifie la demande et l’enregistre. Qui agit : Agents
    • Exception. Hors seuil ou hors territoire : question à Sophie. Qui agit : Sophie, ventes, Opératrice
  4. Étape 4 sur 5 : La fonction d’envoi écrit à Nadia. Qui agit : Agents
  5. Étape 5 sur 5 : Nadia reçoit le lien pour réserver un appel. Qui agit : Nadia, propriétaire à Saint-Bruno, Cliente finale
Nadia, Sophie et l’entreprise Fenêtres Clairval sont fictives. L’accusé de réception part par une fonction d’envoi mise en place avec vous à l’installation, sans approbation, parce que l’entreprise l’a réglé ainsi pour ce message qui n’engage ni prix ni date.

  • Nadia, propriétaire à Saint-Bruno, Cliente finale

    Hors du symbole,Écrit et confirme sa propre demande

    Nadia veut remplacer les douze fenêtres de sa maison. Un mardi soir, elle décrit son projet dans le formulaire de contact du site. Elle reçoit ensuite un courriel avec un lien pour réserver un appel, ce qui termine sa part.

    • Je voudrais remplacer les 12 fenêtres de ma maison.
    • Je réserve un appel depuis le courriel reçu.

  • Formulaire de votre site, Système externe

    Hors du symbole,Envoie un événement

    Le formulaire de contact de votre site transmet chaque envoi à l’instance par un webhook signé. L’instance lance alors l’agent des demandes, à toute heure, sans attendre que quelqu’un ouvre la boîte de courriel.

    • Webhook signé
    • Mardi, 21 h 47

  • Agents

    Sous la ligne,Travaille

    L’agent des demandes vérifie que la demande correspond à vos services, à votre territoire et au seuil que vous avez fixé, puis l’enregistre dans la collection Demandes. La fonction d’envoi, du code réglé à l’installation, envoie l’accusé de réception sans coût de jetons.

    • Agent des demandes
    • Fonction d’envoi

  • Sophie, ventes, Opératrice

    Au-dessus de la ligne,Décide

    Dans le cas courant, Sophie voit la demande de Nadia seulement dans le résumé que l’agent lui envoie chaque lundi. Quand une demande dépasse le seuil ou sort du territoire, l’agent lui pose sa question par courriel.

    • Lit le résumé du lundi
    • Tranche les exceptions

  • Équipe Belowdecks

    En coulisses,Installe et surveille

    Pendant la mise en place, nous relions le formulaire à l’instance et réglons avec vous le seuil, le territoire, le texte de l’accusé de réception et la fonction d’envoi. Nous surveillons ensuite l’instance, sans répondre à vos demandes à votre place.

    • Relie le formulaire
    • Règle la fonction d’envoi
    • Surveille

Démonstration

Deux demandes reçues par le formulaire, à faire avancer une étape à la fois

Le premier onglet montre le cas courant, que l’agent des demandes traite sans personne de votre équipe. Le second montre une demande qui dépasse le seuil fixé par l’entreprise : l’agent s’arrête et pose sa question à Sophie, qui répond depuis son courriel. Le bouton de chaque étape fait passer l’exemple à la suivante.

Qui agit dans cet exemple

  • Client final Hors du symbole : écrit et confirme sa propre demande
  • Opérateur Au-dessus de la ligne : décide
  • Agents Sous la ligne : travaille
  • Équipe Belowdecks En coulisses : installe et surveille

Nadia écrit à 21 h 47, et l’agent lui répond à 21 h 48 sans attendre Sophie

Fenêtres Clairval remplace des portes et fenêtres en Montérégie. Nadia, propriétaire à Saint-Bruno, remplit le formulaire de contact un mardi soir. Sophie, l’opératrice, verra cette demande dans le résumé du lundi.

Belowdecks · Cas courant

Exemple

Site web de l’entreprise

Nadia, propriétaire à Saint-Bruno, Client final Client final En cours
Nadia, propriétaire à Saint-Bruno, Client final

Nadia écrit ici, sur le site web de l’entreprise.

Message prêt à envoyer : Bonjour, je voudrais remplacer les 12 fenêtres de notre bungalow à Saint-Bruno, construit en 1985. Idéalement avant l’hiver. Vous pouvez me répondre par courriel.

Sous la ligne

Agents Agents
Agents

Les agents travaillent ici, sous la ligne : ils préparent, comparent et rédigent.

Étape 1 sur 6 Nadia, propriétaire à Saint-Bruno, Client final Site web de l’entreprise

Nadia, Olivier, Sophie et l’entreprise Fenêtres Clairval sont fictifs. Les courriels aux clients finaux partent par une fonction d’envoi mise en place avec vous à l’installation. L’accusé de réception part sans approbation parce que l’entreprise l’a réglé ainsi pour ce message à faible risque.

Étape par étape

Une demande de soumission, du site au paiement

Pour chaque étape : ce qui la déclenche, qui agit (Daniel, l’un des agents, Sophie ou une fonction) et ce qui est enregistré.

Légende

Client final
Une personne de l’extérieur : client, fournisseur ou candidat
Opérateur
Une personne de votre équipe confirme, répond ou décide
Agent
Un agent IA de votre instance fait le travail
Fonction
Du code fixe, sans coût de modèle

  1. Étape 1 sur 8 : Daniel décrit son projet et confirme sa demande

    Déclencheur : Assistant de votre site

    Qui agit : Client final

    Daniel décrit son projet dans l’assistant de votre site. L’agent de l’accueil répond avec les informations que vous lui avez données, demande ce qui manque (type de fenêtres, nombre, échéance) et résume la demande sur une carte. L’assistant est réglé pour que le visiteur confirme lui-même sa demande. Daniel la confirme, ce qui termine sa part, et l’assistant lui dit quand il aura des nouvelles.

    Enregistré ou livré : Fiche ajoutée à la collection Demandes

  2. Étape 2 sur 8 : Qualification de la demande

    Déclencheur : Nouvelle fiche dans la collection

    Qui agit : Agent

    La nouvelle fiche met l’agent des demandes au travail. Il vérifie que la demande correspond à vos services, à votre territoire et à votre seuil, regarde si Daniel vous a déjà écrit et la classe selon vos critères. Sophie reçoit un avis par courriel, car la demande appelle une soumission. Les demandes reçues par courriel ou par le formulaire du site arrivent dans la même collection.

    Enregistré ou livré : Demande classée, Sophie avisée

  3. Étape 3 sur 8 : Préparation de la soumission

    Déclencheur : Demande qualifiée

    Qui agit : Agent

    L’agent des soumissions prépare la soumission à partir de votre liste de prix et des soumissions passées, tenues dans une collection, puis la dépose dans les fichiers du projet. S’il lui manque une mesure ou un choix de produit, il pose sa question à Sophie et reprend son travail quand elle a répondu.

    Enregistré ou livré : Soumission prête

  4. Étape 4 sur 8 : Sophie approuve la soumission

    Déclencheur : Question de l’agent, par courriel ou dans l’instance

    Qui agit : Opérateur

    Sophie reçoit la question par courriel et la retrouve dans l’instance : « Demande reçue de Daniel, entrepreneur en rénovation, pour remplacer les fenêtres d’un triplex. La soumission est prête. Peut-elle être envoyée? » Elle ouvre la soumission, puis répond « Oui » ou « Non, je la modifie », depuis le lien du courriel, sans se connecter, ou dans l’instance.

    Enregistré ou livré : Soumission approuvée

  5. Étape 5 sur 8 : Sophie approuve le courriel d’envoi

    Déclencheur : Deuxième question de l’agent

    Qui agit : Opérateur

    L’agent propose le texte du courriel qui accompagne la soumission. Sophie répond « Envoyer » ou écrit sa correction dans la case prévue. Le courriel part alors par la fonction d’envoi ou la connexion de messagerie réglée avec vous à la mise en place. Sans ce réglage, Sophie l’envoie depuis sa propre messagerie.

    Enregistré ou livré : Soumission envoyée à Daniel

  6. Étape 6 sur 8 : Relance des soumissions sans réponse

    Déclencheur : Chaque matin

    Qui agit : Agent

    Si Daniel n’a pas répondu après le délai que vous avez fixé, l’agent des relances rédige une relance dans sa langue. Elle suit le même chemin que la soumission, et Sophie en approuve le texte avant l’envoi.

    Enregistré ou livré : Relance approuvée par Sophie

  7. Étape 7 sur 8 : Daniel accepte la soumission

    Déclencheur : Courriel de Daniel

    Qui agit : Client final

    Daniel répond par courriel qu’il accepte. L’agent des soumissions lit sa réponse, retrouve la fiche et prépare la facture de dépôt, que Sophie relit et émet. Si votre logiciel comptable est relié par son API ou un serveur MCP, la facture y est créée en brouillon, sinon elle est déposée dans les fichiers du projet.

    Enregistré ou livré : Facture de dépôt émise par Sophie

  8. Étape 8 sur 8 : Suivi du paiement

    Déclencheur : Chaque nuit

    Qui agit : Fonction

    Une fonction, du code qui s’exécute sans coût de jetons, compare les paiements inscrits dans votre logiciel comptable aux factures ouvertes de la collection. Le dossier de Daniel se ferme quand son dépôt est reçu. Une facture en retard passe à l’agent des relances, qui prépare un rappel que Sophie approuve.

    Enregistré ou livré : Dossier fermé à l’encaissement

Ce que vous voyez

Ce qui reste enregistré dans votre instance

Chaque étape laisse une trace que votre équipe consulte dans son espace, selon les droits de son groupe.

Une fiche par demande

Le client final, le besoin, l’étape en cours, la soumission et la facture sont réunis sur une même fiche de la collection Demandes. Votre équipe la consulte dans l’espace d’équipe, où les fiches se trient et se cherchent.

Un verdict pour chaque travail

L’agent termine chaque exécution par un verdict : Livré, Partiel ou Bloqué. Le journal montre ce qui a été fait, avec quels fichiers, et ce que cela a coûté.

La boîte des questions

Les questions des agents attendent l’opérateur au même endroit, avec leurs choix de réponse. Il répond depuis l’instance ou depuis le courriel reçu, sans se connecter.

Rapport mensuel et constats du lundi

Le 1er du mois, un courriel donne pour chaque agent le nombre d’exécutions, leurs verdicts et leur coût. Chaque lundi, les constats de la semaine (échecs répétés, délais dépassés) et les correctifs proposés arrivent dans la conversation de l’opérateur, sur des cartes qu’il confirme.

Qui décide quoi dans le cycle de vente

Daniel, le client final, confirme seulement la carte qui résume sa propre demande, et sa part s’arrête là. Les prix, les rabais et les conditions de la soumission sont décidés par Sophie, l’opératrice. Les agents préparent la soumission, les relances et la facture. Dans ce cycle tel qu’il est réglé ici, seuls l’accusé de réception d’une demande reçue par le formulaire et son rappel partent sans l’approbation de Sophie, parce que l’entreprise l’a réglé ainsi pour ces messages qui n’engagent ni prix ni date. La signature du contrat et l’encaissement se font dans vos outils habituels.

Le réglage par défaut envoie plutôt la carte d’un visiteur anonyme à l’opérateur, par courriel, et le choix entre les deux se fait à la mise en place. L’assistant répond seulement avec les informations que vous lui avez données, et ses consignes lui interdisent de promettre un prix, une date ou une disponibilité qui n’y figurent pas. Ses réponses suivent la langue du visiteur.

L’équipe Belowdecks règle l’assistant, les agents, la fonction d’envoi et les liens avec vos logiciels pendant la mise en place, puis surveille l’instance, sans prendre de décision à la place de Sophie.

Questions fréquentes sur le cycle de vente

Où sont conservées les demandes de mes clients?

Dans les collections de votre instance dédiée, un serveur réservé à votre entreprise. Pour faire leur travail, les agents transmettent le texte des demandes au fournisseur du modèle d’IA, Anthropic, au moyen de votre propre compte. Les avis destinés à votre équipe partent par courriel, et les rapports d’erreurs techniques parviennent à l’équipe Belowdecks. Une demande part vers un autre outil seulement si vous le choisissez.

Sous la conversation de l’assistant, un avis que vous rédigez indique au visiteur qu’une IA traite ses messages, qui les conserve et pendant combien de temps.

Faut-il remplacer notre logiciel de gestion des clients?

Vous gardez vos logiciels. Votre logiciel de gestion des clients ou votre logiciel comptable se relie par son API ou par un serveur MCP, configuré pendant la mise en place. Il peut aussi signaler ses propres événements par webhook, et chaque nouvelle demande peut lui être transmise de la même façon. Sans ces liens, les demandes restent dans les collections de votre instance, et votre équipe les consulte dans son espace.

Que fait l’agent quand il n’est pas sûr?

Il s’arrête et pose sa question à l’opérateur, avec des choix de réponse quand c’est possible : une mesure manquante, un produit hors catalogue, un client qui demande un rabais. L’opérateur répond depuis l’instance ou depuis le courriel reçu, sans se connecter, et l’agent reprend là où il en était. Sur votre site, l’assistant qui ne connaît pas une réponse le dit au visiteur et lui offre d’être rappelé.

Combien de temps faut-il pour mettre ce cycle en place?

Cela dépend de la provenance de vos demandes, des logiciels à relier et du nombre d’étapes confiées aux agents. Le diagnostic répond à cette question pour votre entreprise : il établit l’étape par laquelle commencer et ce qu’il faut relier. L’équipe Belowdecks fait ensuite la mise en place avec vous, puis surveille l’instance. Un cycle peut démarrer avec une seule étape, par exemple l’assistant du site et la collection des demandes, puis s’étendre aux suivantes.

Examinons votre cycle de vente

Le diagnostic repère les étapes de votre cycle qui conviennent à des agents et celle par laquelle commencer.

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