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Record-to-Report

De la saisie comptable aux états financiers

Les pièces lues, les écritures proposées, les comptes bancaires rapprochés et la fin de mois préparée sur votre instance dédiée, à partir des documents et des exports que vous transmettez. L’opérateur, la personne qui tient vos livres, valide chaque écriture.

Ce que couvre le cycle comptable dans une PME

Dans une PME, la comptabilité suit le même rythme chaque mois : recueillir les pièces, saisir les écritures, rapprocher les comptes bancaires, régler les écarts, fermer le mois, puis produire les rapports destinés à la direction. En fin d’année, le dossier part chez le comptable externe, qui prépare les états financiers.

Une instance Belowdecks prépare ce travail à partir des pièces et des exports bancaires que vous lui transmettez. Elle lit les documents, propose les écritures, rapproche les lignes, pose ses questions sur les écarts et tient la liste de fin de mois, puis chaque écriture attend la validation de la personne qui tient vos livres. Les factures fournisseurs et les encaissements suivis par les cycles des achats (Procure-to-Pay) et des commandes (Order-to-Cash) de la même instance servent au rapprochement. Si votre logiciel comptable offre une API ou un serveur MCP, l’agent peut y lire le plan comptable et le grand livre; ce branchement se fait à la mise en place.

Les sections qui suivent reprennent l’exemple fictif d’un distributeur alimentaire de Laval. Nathalie, technicienne comptable, est l’opératrice : elle reçoit les questions des agents, valide leur travail et décide de ce qui entre dans les livres. Le relevé bancaire du mois, présenté juste en dessous, se traite sans elle jusqu’à la validation des états, sauf si une ligne n’a aucune pièce. Dans les étapes du cycle, plus bas, Denis, à la facturation d’un transporteur qui livre pour l’entreprise, tient le rôle du client final, la personne de l’extérieur qui écrit à l’entreprise.

Exemple : le relevé bancaire du mois

Qui fait quoi quand le relevé bancaire de mars arrive

Le fichier du relevé lance l’agent comptable à son arrivée. Une fonction rapproche les lignes évidentes, puis l’agent classe les autres à partir des écritures passées et prépare le brouillon du rapport du mois. Nathalie valide les états à la fin, et elle reçoit une question plus tôt seulement si une ligne n’a aucune pièce.

  1. Étape 1 sur 4 : Le relevé de mars arrive dans le dossier. Qui agit : Banque de l’entreprise, Système externe
  2. Étape 2 sur 4 : Une fonction rapproche 128 lignes sur 142. Qui agit : Agents
    • Exception. Seulement si une pièce manque : question à Nathalie. Qui agit : Nathalie, technicienne comptable, Opératrice
  3. Étape 3 sur 4 : L’agent classe le reste et rédige le rapport. Qui agit : Agents
  4. Étape 4 sur 4 : Nathalie valide les états du mois. Qui agit : Nathalie, technicienne comptable, Opératrice
Nathalie et le distributeur alimentaire sont fictifs. La fonction de rapprochement s’exécute sans appel au modèle d’IA, donc sans coût de jetons. Le dossier surveillé et la règle de notification se règlent avec vous à l’installation.

  • Banque de l’entreprise, Système externe

    Hors du symbole,Envoie un événement

    Le fichier du relevé arrive dans un dossier surveillé de votre serveur, ou par courriel à l’adresse des relevés. Il vient d’un export programmé de votre banque quand elle en offre un, sinon d’un dépôt fait par l’équipe. L’instance n’a aucun accès à vos comptes bancaires.

    • Relevé de mars, 142 lignes
    • Ou reçu par courriel

  • Nathalie, technicienne comptable, Opératrice

    Au-dessus de la ligne,Décide

    Nathalie valide les états du mois avant qu’ils partent à la direction, une étape que l’entreprise garde humaine. Si une ligne n’a aucune pièce, l’agent lui pose la question par courriel, avec des choix de réponse, et elle répond depuis le lien.

  • Agents

    Sous la ligne,Travaille

    L’agent comptable lit le relevé et confie les lignes évidentes à la fonction de rapprochement, qui travaille sans jetons de modèle. Il classe ensuite les autres lignes à partir des écritures passées, rédige le brouillon du rapport et termine par un verdict.

    • Agent comptable
    • Fonction de rapprochement

  • Équipe Belowdecks

    En coulisses,Installe et surveille

    Nous réglons avec vous le dossier surveillé, la fonction de rapprochement, les collections et la règle de notification, puis surveillons l’instance. Nous ne décidons jamais à la place de votre entreprise.

    • Règle le dossier surveillé
    • Règle la fonction avec vous
    • Surveille

Démonstration

Le relevé bancaire de mars, étape par étape, dans le cas courant et quand une pièce manque

Le premier onglet suit le cas courant : personne n’intervient pendant l’exécution, et Nathalie reçoit un courriel à la fin. Le second suit la même exécution quand un virement n’a aucune pièce : l’agent pose sa question à Nathalie, qui répond depuis le courriel. Le bouton de chaque étape fait passer à la suivante.

Qui agit dans cet exemple

  • Client final Hors du symbole : écrit et confirme sa propre demande
  • Opérateur Au-dessus de la ligne : décide
  • Agents Sous la ligne : travaille
  • Équipe Belowdecks En coulisses : installe et surveille

Le relevé de mars arrive, la fonction et l’agent le traitent sans intervention

Distributeur alimentaire de Laval. Le fichier du relevé lance l’agent comptable le 1er avril au matin. Nathalie, l’opératrice, reçoit le courriel de fin, puis valide les états du mois.

Belowdecks · Cas courant

Exemple

Sous la ligne

Agents Agents En cours

  1. 1er avril, 6 h 10 Le fichier du relevé bancaire de mars arrive dans le dossier surveillé et lance l’agent comptable

Étape 1 sur 6 1er avril, 6 h 10 Instance Belowdecks

Personnes et entreprise fictives. Les courriels à Nathalie viennent de la règle de notification et des questions de l’agent. Dans cet exemple, aucun courriel ne part vers un client ou un fournisseur, et les écritures restent au statut « proposée » jusqu’à la validation de Nathalie.

Huit étapes

Des pièces du mois aux états validés, étape par étape

Pour chaque étape : ce qui la lance, qui agit (Denis, l’un des agents, Nathalie ou une fonction) et ce qui est enregistré. Quand Nathalie intervient, elle décide ou répond, et l’agent attend sa réponse.

Légende

Client final
Une personne de l’extérieur : client, fournisseur ou candidat
Opérateur
Une personne de votre équipe confirme, répond ou décide
Agent
Un agent IA de votre instance fait le travail
Fonction
Du code fixe, sans coût de modèle

  1. Étape 1 sur 8 : Denis envoie sa facture

    Déclencheur : Courriel reçu à l’adresse des pièces

    Qui agit : Client final

    Denis envoie la facture du transporteur à l’adresse réservée aux pièces, où arrivent aussi les reçus des représentants. Les fichiers sont enregistrés sur votre serveur. L’agent comptable lit chaque pièce, note la date, le fournisseur, le montant et les taxes, et signale un doublon probable.

    Enregistré ou livré : Fiche ajoutée à la collection Pièces reçues

  2. Étape 2 sur 8 : Écriture proposée

    Déclencheur : À la lecture de chaque pièce

    Qui agit : Agent

    À partir de la pièce et de votre plan comptable, l’agent comptable propose l’écriture : comptes, montants, taxes et référence à la pièce. Il suit les règles de classement écrites avec Nathalie, par exemple le compte à utiliser pour les frais de transport. L’écriture garde le statut « proposée » jusqu’à la validation.

    Enregistré ou livré : Ligne ajoutée à la collection Écritures proposées

  3. Étape 3 sur 8 : Rapprochement des lignes évidentes

    Déclencheur : Fichier du relevé reçu

    Qui agit : Fonction

    Le fichier du relevé bancaire arrive dans un dossier surveillé de votre serveur ou par courriel à l’adresse des relevés, et son arrivée lance l’agent comptable; le rythme se choisit à la mise en place. Une fonction rapproche les lignes qui correspondent à une pièce ou à une écriture par le montant et la date, sans appel au modèle d’IA et donc sans coût de jetons.

    Enregistré ou livré : Lignes rapprochées dans la collection Rapprochements

  4. Étape 4 sur 8 : Recherche des écarts

    Déclencheur : Lignes non rapprochées

    Qui agit : Agent

    L’agent comptable examine les lignes que la fonction n’a pas pu rapprocher. Il cherche la pièce correspondante, y compris parmi les factures fournisseurs et les encaissements tenus par les autres cycles de l’instance. Pour les frais bancaires et les prélèvements récurrents, il propose le compte déjà utilisé dans les écritures passées.

    Enregistré ou livré : Écart rapproché, classé ou documenté

  5. Étape 5 sur 8 : Nathalie explique ce que l’agent ne trouve pas

    Déclencheur : Question de l’agent

    Qui agit : Opérateur

    Pour un virement sortant du 14 mars au transporteur, sans facture, l’agent pose la question à Nathalie avec trois choix : un acompte dont la facture est à venir, le paiement d’une facture qu’elle joint ou une autre précision. Nathalie répond depuis le courriel reçu ou dans l’instance qu’il s’agit d’un acompte, dont Denis enverra la facture, et l’agent reprend où il en était.

    Enregistré ou livré : Réponse inscrite sur le rapprochement

  6. Étape 6 sur 8 : Nathalie valide les écritures

    Déclencheur : Espace d’équipe

    Qui agit : Opérateur

    Nathalie revoit les écritures proposées dans l’espace d’équipe, les corrige ou les refuse. Elle saisit ensuite les écritures validées dans votre logiciel comptable, ou l’agent les transmet par l’API du logiciel si ce branchement existe; demandée dans une conversation, cette transmission passe par une carte de confirmation que Nathalie approuve.

    Enregistré ou livré : Écritures validées

  7. Étape 7 sur 8 : Liste de fin de mois et brouillon du rapport

    Déclencheur : Relevé du mois rapproché

    Qui agit : Agent

    Une fois le relevé du mois rapproché, l’agent comptable passe la liste de fermeture établie avec Nathalie : comptes bancaires rapprochés, pièces manquantes, écritures récurrentes à préparer (amortissement, charges payées d’avance), questions encore ouvertes. Il prépare ensuite le brouillon de l’état des résultats et du bilan, avec les écarts importants par rapport au mois précédent.

    Enregistré ou livré : Brouillon dans la collection Fermeture du mois

  8. Étape 8 sur 8 : Nathalie valide les états du mois

    Déclencheur : Courriel de notification

    Qui agit : Opérateur

    Une règle de notification prévient Nathalie que le brouillon est prêt. Elle revoit les écritures encore proposées, règle les points ouverts de la liste et valide les états avant de les transmettre à la direction, une étape que l’entreprise a choisi de garder humaine.

    Enregistré ou livré : États du mois validés

Exemple fictif : la fermeture de mars chez un distributeur alimentaire de Laval

Un distributeur de produits alimentaires de 25 personnes tient sa comptabilité à l’interne avec Nathalie, sa technicienne comptable, et un cabinet externe prépare ses états financiers annuels.

Pendant le mois, les reçus des représentants et les factures que Denis envoie pour le transporteur arrivent à l’adresse des pièces. Le 1er avril, le fichier du relevé de mars arrive dans le dossier surveillé : la fonction rapproche 128 lignes sur 142 et l’agent propose un compte pour 13 autres. Pour le virement du 14 mars au transporteur, sans facture, Nathalie répond depuis le courriel qu’il s’agit d’un acompte. L’agent passe ensuite la liste de fin de mois, où manque un reçu de carburant, et prépare le brouillon du rapport de mars. Nathalie joint le reçu, puis valide les états avant de les envoyer à la direction. Quand la facture de Denis arrive, l’agent la rapproche de l’acompte.

En fin d’année, l’agent prépare pour le cabinet le dossier des douze mois : pièces, rapprochements et réponses aux questions.

Ce qui est enregistré

Les collections du cycle comptable et ce que voit l’opérateur

Chaque ligne garde sa provenance, soit l’agent et l’exécution qui l’ont écrite, soit le canal par lequel elle est entrée (conversation, API ou ajout à la main).

Pièces reçues

Une fiche par pièce : date, fournisseur, montant, taxes et lien vers le fichier enregistré sur votre serveur, avec un avertissement en cas de doublon probable.

Écritures proposées

Comptes, montants, taxes et pièce justificative, avec un statut : proposée, validée ou refusée. L’opérateur les revoit dans l’espace d’équipe.

Rapprochements

Chaque ligne bancaire avec l’écriture qui lui correspond, ou l’écart encore ouvert et la question posée à son sujet.

Fermeture du mois

Les points de la liste de fin de mois, avec leur état et leur personne responsable, et le brouillon du rapport du mois qui attend la validation de l’opérateur.

Boîte des questions

Les questions des agents sur les écarts, avec leurs choix de réponse. L’opérateur répond depuis l’espace d’équipe ou depuis le lien du courriel.

Verdicts et rapport mensuel

Chaque exécution laisse un journal de ses étapes, et l’agent la termine par un verdict : Livré, Partiel ou Bloqué. Le 1er du mois, un courriel fait le compte des exécutions, des verdicts et des questions traitées.

Qui décide quoi dans ce cycle

Chaque écriture préparée par l’agent attend la validation de la personne qui tient vos livres, Nathalie dans l’exemple. Votre logiciel comptable reste le registre officiel de l’entreprise.

L’agent ne donne aucun avis fiscal ou comptable. Il ne prépare ni ne transmet de déclaration (TPS, TVQ, retenues à la source, impôt sur le revenu), et les états financiers annuels restent du ressort de votre comptable externe.

Denis et les autres fournisseurs écrivent comme d’habitude, par courriel, et aucun agent ne leur répond dans ce cycle. L’instance travaille sur les pièces et les exports que vous lui transmettez, sans connexion à vos comptes bancaires. Le texte des pièces que l’agent lit est transmis au fournisseur du modèle d’IA pour être traité, par le compte de votre entreprise.

Questions sur le cycle comptable

Belowdecks remplace-t-il notre logiciel comptable?

Votre logiciel comptable reste le registre officiel de l’entreprise, et l’instance prépare le travail en amont : elle lit les pièces, propose les écritures et rapproche les relevés. Si le logiciel offre une API ou un serveur MCP, l’agent peut y lire le plan comptable et le grand livre, et y transmettre les écritures validées; cette transmission est réglée pour attendre une confirmation. Ce branchement se fait à la mise en place.

Sans API, votre équipe saisit les écritures validées, ou les importe à partir d’un fichier préparé par l’agent si votre logiciel accepte l’importation.

Comment l’instance reçoit-elle nos relevés bancaires?

Par les exports que vous lui transmettez, au rythme que vous choisissez : un fichier CSV déposé dans un dossier surveillé de votre serveur, envoyé à l’adresse des relevés ou joint dans une conversation de l’espace d’équipe. Le dépôt peut venir d’un export programmé de votre banque, si elle en offre un, ou d’une personne de l’équipe. L’instance ne se connecte pas à vos comptes bancaires et ne reçoit aucun accès à votre banque.

Que se passe-t-il quand une transaction ne correspond à aucune pièce?

L’agent pose une question à l’opérateur, avec des choix de réponse et une case pour préciser. L’opérateur reçoit un courriel et répond depuis le lien ou depuis l’espace d’équipe, puis l’agent reprend le rapprochement là où il l’avait laissé. Tant qu’une question reste ouverte, la liste de fin de mois la signale.

Combien de temps faut-il pour mettre ce cycle en place?

Cela dépend du nombre de comptes bancaires, du volume de pièces et de la présence d’une API dans votre logiciel comptable. Le diagnostic sert à répondre à cette question pour votre entreprise, puis l’équipe Belowdecks fait la mise en place avec vous et surveille l’instance. Le cycle peut commencer par une seule étape, le rapprochement d’un compte bancaire par exemple, avant de s’étendre à la saisie et à la fin de mois.

Commencer par une étape de votre cycle comptable

Le diagnostic part de vos outils et de vos volumes, et propose l’étape par laquelle commencer.

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